Algemene deelnemersvoorwaarden

Regio Klein Gelderland

Algemene voorwaarden Regio Klein Gelderland (RKG) 2017/2018

Hieronder vind je de deelnemersvoorwaarden voor RKG van 2017/2018. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, betaling, annulering en verzekeringen besproken. Lees ze goed door voordat je je inschrijft voor een activiteit. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

  1. Algemeen
    1. (1.1) De activiteiten worden gehouden op diverse locaties nader te bepalen. Aankomst verschilt van activiteit. Vertrek van de deelnemers verschilt ook per activiteit.
    2. (1.2) Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Regio Klein Gelderland.
    3. (1.3) Alle (jeugd)deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland. Uitzondering zijn de ouder-kind onderdelen waarbij een jeugd deelnemer begeleid wordt door een ouder/verzorger. Hierbij is ten minste de jeugd deelnemer een geregistreerd lid van Scouting Nederland.
    4. (1.4) De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. De leeftijdsgrenzen worden bepaald door het organisatieteam van de activiteit.
    5. (1.5) Onder RKG-organisatie wordt verstaan: het samenwerkingsverband tussen het regionale projectteam, de plaatselijke C-teams en de organisatieteams van de plaatselijke RKG-onderdelen.
  2. Inschrijving
    1. (2.1) De inschrijving voor een activiteit gebeurt per deelnemer en/of groep door middel van het online inschrijfformulier, in Scouts Online (SOL). De deelnemer(s) is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Bij deelnemers onder de 18 jaar is de wettelijk vertegenwoordiger verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.
    2. (2.2) Door inschrijving verklaart de deelnemer, of zijn wettelijk vertegenwoordiger, akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden.
    3. (2.3) Deelnemers onder de 18 jaar hebben toestemming nodig van hun wettelijk vertegenwoordiger om mee te doen aan een activiteit. Hiervoor moet het e-mailadres van de ouders ingevuld worden, waarna er een bevestiging van de inschrijving naar de ouders verzonden zal worden.
    4. (2.4) De deelnemer(s) voldoet bij inschrijving de voor de activiteit geldende deelnemersbijdrage direct aan Regio Klein Gelderland.
    5. (2.5) Deelnemers dienen zich voor de uiterlijke inschrijfdatum aangemeld te hebben via het inschrijfformulier in Scouts Online. Na deze datum is inschrijving niet meer mogelijk. Het maximale deelnemersaantal varieert per activiteit. Hiervoor geldt vol=vol.
    6. (2.6) Bij het inschrijven met een groep is de inschrijving pas definitief als alle groepsleden zich hebben ingeschreven. Dit moet binnen 10 dagen gebeuren of uiterlijk voor de sluiting van de inschrijving. Daarna zal de groepsgrootte aangepast worden naar het aantal inschrijvingen van dat moment. Als dit niet mogelijk is, omdat het aantal deelnemers in een groep te klein is volgens de voorwaarden van het onderdeel, kan de inschrijving automatisch komen te vervallen. Hierover zal de deelnemer via e-mail geïnformeerd worden.
    7. (2.7) Na invulling en verzending van het online inschrijfformulier ontvangt de deelnemer automatisch via e-mail een bevestiging van de inschrijving. Als er geen bevestiging is ontvangen, kan het zijn dat de inschrijving niet voltooid is. De deelnemer dient dan zelf contact op te nemen met desbetreffende organisatie.
    8. (2.8) Na sluiting inschrijvings datum zal de organisatie controleren of de activiteit door kan gaan. Indien een activiteit niet door kan gaan zal de inschrijving door de organisatie kosteloos worden geannuleerd. Betalde gelden worden in dat teruggestort op de rekening van de deelnemer(s).
  3. Betaling
    1. (3.1) De deelnemersbijdrage verschilt per activiteit.
    2. (3.2) In de deelnemersbijdrage zijn de kosten voor eten, overnachting en het programma inbegrepen. Niet inbegrepen is het vervoer van deelnemers en/of hun materialen van en naar de locatie, Tenzij dit nadrukkelijk in de omschrijving van de actieviteit is aangegeven.
    3. (3.3) Betaling wordt direct bij de inschrijving voldaan door middel van overmaking op een door Regio Klein Gelderland aangegeven bankrekeningnummer.
    4. (3.4) Vanaf het moment van inschrijven heeft de deelnemer 3 dagen de tijd om zijn of haar inschrijving kosteloos te annuleren. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk.
    5. (3.5) Bij annulering later dan 3 dagen ná de inschrijving blijft de volledige deelnemersbijdrage verschuldigd. In zeer extreme gevallen kan hierop een uitzondering gemaakt worden op voorwaarde dat de annulering 1 week voor aanvang plaatsvindt. De beslissing over de betaling wordt genomen door de penningmeester van de activiteit en het Regiobestuur. Er kan besloten worden om (deels) tot restitutie over te gaan, waarbij altijd € 1,- (zegge èèn euro) administratiekosten wordt verrekend.
    6. (3.6) Na het sluiten van de inschrijving is er geen annulering meer mogelijk, is de deelnemer het gehele bedrag verschuldigd en wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald, ook bij bijzondere omstandigheden. Het is wel mogelijk een andere vervangende deelnemer op te geven. De deelnemer kan hiervoor contact opnemen met de organisatie van de activiteit.
  4. Verzekering
    1. (4.1) Voor deelnemers die lid zijn van Scouting Nederland is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Pas wanneer de verzekering van de deelnemer de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/financien/verzekeringen. Begeleiders van jeugd deelnemers bij een Ouder-Kind-onderdeel die geen lid zijn van Scouting Nederland, vallen buiten deze collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering. Zij dienen zelf voor een verzekering te zorgen.
    2. (4.2) Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Hiervoor dient de deelnemer zelf een reisverzekering af te sluiten
    3. (4.3) Er wordt vanuit gegaan dat elke deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa. Hiervoor moeten de verzekeringsgegevens bij inschrijving worden ingevuld.
    4. (4.4) Scouting Nederland, Regio Klein Gelderland noch de organisatie van een activiteit kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens een activiteit of gedurende de reisdagen.
    5. (4.5) Bij schade aan goederen van derden, die gebruikt zijn bij een activiteit, dient eerst de eigen verzekering te worden aangesproken. Pas wanneer de verzekering van de veroorzaker de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking.
  5. Overige voorwaarden
    1. (5.1) Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Regio Klein Gelderland en elke activiteit om beeldmateriaal dat voor tijdens en na een activiteit gemaakt wordt, kosteloos te gebruiken voor publicitaire doeleinden.
    2. (5.2) Om de activiteiten in goede banen te leiden kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan de kampregels van de activiteit houden. De kampleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de activiteit. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op teruggave van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden in de deelnemersinformatie die uiterlijk voor aanvang verzonden zal worden. De deelnemersinformatie is vanaf dat moment ook te vinden op de website van de Regio Klein Gelderland.
    3. (5.3) Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met het ontvangen van rechtstreekse e-mail van de Regio Klein Gelderland zoals nieuwsberichten, brieven en de deelnemersinformatie. Elke deelnemer is daarom verantwoordelijk voor het opnemen van zijn of haar e-mailadres in het administratiesysteem “Scouts Online” (scouting.nl). Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van het e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf.
    4. (5.4) In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie van de activiteit.
    5. (5.5) Het is de Regio Kein Gelderland organisatie toegestaan om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal plaatsvinden via de website van de Regio Klein Gelderland.
  6. Verwerking persoonsgegevens (aangepast op 19-02-2017)
    1. (6.1) De bij de inschrijving ingevulde gegevens worden uitsluitend door medewerkers van de Regio Klein Geldeland gebruikt en alleen gedurende en ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van een activiteit waar de deelnemer zich voor heeft ingeschreven. Daarna worden deze gegevens niet meer opgeslagen en gebruikt.
    2. (6.2) De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt conform het Privacybeleid van Scouting Nederland versie “definitief-september 2016”. (6.3)